Savoir poser les bonnes questions : comment les 5 pourquoi peuvent transformer votre approche de résolution de problèmes
Introduction
Dans tout contexte professionnel ou personnel, la capacité à résoudre efficacement les problèmes est cruciale. Que ce soit pour améliorer des processus, rectifier des erreurs ou identifier des opportunités d'amélioration, la résolution de problèmes est une compétence essentielle. Cependant, il est souvent difficile de comprendre véritablement la cause profonde d'un problème et d'adopter des mesures correctives efficaces.
C'est là que la méthode des 5 pourquoi entre en jeu. Cette approche, popularisée par Sakichi Toyoda, fondateur de Toyota, dans les années 1930, est une technique d'analyse des causes racines qui vise à creuser profondément pour comprendre pourquoi un problème survient, plutôt que de simplement traiter ses symptômes superficiels.
Dans cet article, nous explorerons en détail la méthode des 5 pourquoi et son application pratique. Nous aborderons son origine historique, son importance dans le processus de résolution de problèmes, ainsi que ses avantages et ses limites. Nous examinerons également comment utiliser cette méthode de manière efficace, en fournissant des exemples concrets et des astuces pour maximiser son efficacité. Enfin, nous conclurons en mettant en lumière les points forts de cette approche et en soulignant les aspects à prendre en compte lors de son utilisation.
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La méthode des 5 pourquoi est une technique d'analyse des causes racines qui consiste à poser de manière itérative la question "Pourquoi?" afin de déterminer les causes sous-jacentes d'un problème ou d'une situation donnée. L'objectif principal de cette méthode est d'identifier les causes profondes des problèmes plutôt que de se contenter de traiter leurs symptômes apparents.
Concrètement, cette méthode implique de poser la question "Pourquoi le problème s'est-il produit?" à plusieurs reprises, en cherchant à comprendre chaque fois la raison sous-jacente à la réponse précédente. En général, cela nécessite de poser cette question au moins cinq fois, d'où le nom de la méthode.
Par exemple, supposons qu'une entreprise constate un retard dans la livraison de ses produits à ses clients. En utilisant la méthode des 5 pourquoi, elle pourrait commencer par se demander : "Pourquoi les produits sont-ils en retard?" La réponse pourrait être : "Parce que le camion de livraison est arrivé en retard." En posant à nouveau la question "Pourquoi le camion de livraison est-il arrivé en retard?", l'entreprise pourrait découvrir que c'est parce qu'il y a eu un accident sur la route. Ce processus se répète jusqu'à ce que l'entreprise identifie la cause profonde du retard, par exemple un problème de planification des itinéraires ou un manque de maintenance des véhicules.
Ainsi, la méthode des 5 pourquoi permet de remonter progressivement aux véritables causes d'un problème, ce qui permet d'adopter des mesures correctives plus ciblées et efficaces.
2. Historique de la méthode
La méthode des 5 pourquoi trouve ses origines dans les années 1930, attribuée à Sakichi Toyoda, fondateur de Toyota, dans le cadre du développement du système de production de Toyota, connu sous le nom de Toyota Production System (TPS).
Sakichi Toyoda a introduit cette méthode comme un outil d'analyse des problèmes dans le processus de production. L'idée était de découvrir les causes profondes des problèmes en posant de manière itérative la question "Pourquoi?", jusqu'à ce que la cause sous-jacente soit identifiée.
L'industrie automobile, et notamment Toyota, a largement adopté cette méthode pour améliorer la qualité, la productivité et l'efficacité des opérations. En utilisant les 5 pourquoi, Toyota a pu résoudre des problèmes de manière systématique, en s'attaquant non seulement aux symptômes visibles, mais aussi aux causes racines des problèmes.
Au fil des années, la méthode des 5 pourquoi a été affinée et adaptée pour répondre aux besoins spécifiques de diverses industries et domaines d'activité. Elle est devenue un élément central de nombreuses méthodologies de gestion de la qualité et de l'amélioration continue, telles que le Lean Six Sigma.
L'importance de la méthode des 5 pourquoi dans l'industrie automobile a également contribué à sa diffusion dans d'autres secteurs, y compris les services, la santé, l'aéronautique et bien d'autres. Aujourd'hui, cette méthode est largement reconnue comme un outil puissant pour analyser les problèmes, identifier les causes profondes et mettre en œuvre des solutions durables.
3. Importance de la méthode des 5 pourquoi
La méthode des 5 pourquoi revêt une importance capitale dans le domaine de la résolution de problèmes, car elle se concentre sur la recherche des causes profondes d'un problème plutôt que de se limiter à traiter ses symptômes superficiels. Cette approche permet d'adopter des solutions durables et efficaces en s'attaquant directement à la source du problème. Voici quelques points clés qui mettent en lumière l'importance de cette méthode :
Résolution à la source : Contrairement aux approches qui se contentent de traiter les symptômes visibles d'un problème, la méthode des 5 pourquoi vise à remonter jusqu'à la cause première du problème. En posant de manière itérative la question "Pourquoi?", on peut découvrir les facteurs fondamentaux qui contribuent au problème.
Exemple
Si une entreprise rencontre des retards de livraison, elle peut utiliser les 5 pourquoi pour déterminer pourquoi ces retards se produisent réellement. En posant la question "Pourquoi les produits sont-ils en retard?", elle peut découvrir que les retards sont causés par des problèmes de planification des itinéraires. En creusant plus loin avec les 5 pourquoi, elle peut identifier les causes profondes de ces problèmes de planification, telles qu'une mauvaise coordination entre les équipes ou des inefficacités dans le processus de chargement des camions.
Efficacité des solutions : En comprenant les causes racines d'un problème, les solutions mises en œuvre sont plus susceptibles d'être efficaces et durables. Au lieu de simplement apporter des correctifs temporaires, les entreprises peuvent adopter des mesures préventives qui empêchent le problème de se reproduire à l'avenir.
Exemple
En utilisant les 5 pourquoi pour identifier les causes profondes des retards de livraison, une entreprise peut mettre en place des mesures telles qu'une meilleure planification des itinéraires, une formation supplémentaire pour les conducteurs ou l'investissement dans des outils de suivi en temps réel pour améliorer la visibilité sur les livraisons.
Réduction des coûts : En résolvant les problèmes à la source, les entreprises peuvent réduire les coûts associés aux inefficacités opérationnelles, aux retards de production, aux rappels de produits et à d'autres conséquences négatives des problèmes non résolus.
En somme, la méthode des 5 pourquoi joue un rôle essentiel dans l'amélioration continue des processus et des opérations en permettant une analyse approfondie des problèmes et en facilitant l'adoption de solutions efficaces et durables.
4. Avantages des 5 pourquoi
La méthode des 5 pourquoi offre plusieurs avantages significatifs qui en font un outil précieux pour la résolution de problèmes. Explorons ces avantages en détail, accompagnés d'exemples concrets :
Simplicité : La méthode des 5 pourquoi est simple à comprendre et à mettre en œuvre, ce qui la rend accessible à tous les niveaux de l'organisation. Sa structure claire et linéaire permet aux équipes de se concentrer sur l'identification des causes profondes sans être submergées par des processus complexes.
Exemple
Dans une entreprise de fabrication, une équipe rencontre des problèmes de qualité avec un produit spécifique. En utilisant les 5 pourquoi, l'équipe peut poser des questions simples telles que "Pourquoi ce produit présente-t-il des défauts de qualité?", "Pourquoi ces défauts n'ont-ils pas été détectés lors du contrôle qualité?" et ainsi de suite, jusqu'à ce qu'ils atteignent la cause profonde du problème.
Identification des causes profondes : Contrairement à d'autres méthodes de résolution de problèmes qui se concentrent sur les symptômes, les 5 pourquoi permettent d'identifier les causes sous-jacentes des problèmes. En posant des questions répétées, les équipes peuvent creuser en profondeur pour comprendre ce qui a conduit à l'incident ou à la situation problématique.
Exemple
Une entreprise de services constate une augmentation du taux de rotation des employés. En utilisant les 5 pourquoi, l'entreprise peut découvrir que le taux élevé de rotation est dû à un manque de reconnaissance et d'opportunités de croissance pour les employés. Cela conduit l'entreprise à mettre en place des programmes de formation et de développement du personnel pour résoudre le problème à la source.
Applicabilité à divers domaines : La méthode des 5 pourquoi peut être utilisée dans une multitude de domaines, y compris la fabrication, les services, la santé, l'éducation et bien d'autres. Sa flexibilité en fait un outil polyvalent pour analyser et résoudre une variété de problèmes organisationnels.
Exemple
Un hôpital utilise les 5 pourquoi pour examiner les causes d'un taux élevé d'infections nosocomiales parmi les patients. En posant des questions itératives, l'équipe découvre que les infections sont souvent liées à des pratiques d'hygiène insuffisantes. Cela conduit l'hôpital à mettre en place des protocoles stricts de lavage des mains et de désinfection pour prévenir les infections à l'avenir.
En résumé, les 5 pourquoi offrent une approche simple mais puissante pour résoudre les problèmes en identifiant les causes profondes et en facilitant l'adoption de solutions efficaces et durables.
5. Quand utiliser la méthode des 5 pourquoi ?
La méthode des 5 pourquoi est particulièrement utile dans diverses situations où il est nécessaire de comprendre les causes profondes des problèmes afin de mettre en œuvre des solutions efficaces. Voici quelques indications sur les moments où cette méthode est particulièrement appropriée :
5.1. Problèmes récurrents
Lorsqu'une entreprise ou une organisation rencontre des problèmes qui se répètent régulièrement, la méthode des 5 pourquoi peut être utilisée pour identifier les causes sous-jacentes qui contribuent à ces récurrences. En creusant profondément pour comprendre pourquoi un problème survient à plusieurs reprises, les équipes peuvent prendre des mesures préventives pour éviter sa récurrence à l'avenir.
Exemple
Une entreprise de fabrication constate que certains de ses produits présentent régulièrement des défauts de qualité. En utilisant les 5 pourquoi, l'équipe peut découvrir que ces défauts sont causés par un équipement défectueux. En résolvant ce problème à la source, l'entreprise peut éviter les défauts de qualité dans ses produits futurs.
5.2. Problèmes complexes
Lorsque les problèmes sont complexes et difficiles à comprendre à première vue, la méthode des 5 pourquoi peut aider à décomposer le problème en parties plus gérables et à identifier les facteurs clés qui contribuent à sa complexité. En posant des questions répétées, les équipes peuvent obtenir une vision plus claire du problème dans son ensemble et développer des stratégies pour le résoudre efficacement.
Exemple
Une entreprise de logistique rencontre des retards fréquents dans ses opérations de transport. En utilisant les 5 pourquoi, l'équipe peut découvrir que ces retards sont causés par une combinaison de facteurs, tels que des conditions météorologiques défavorables, des embouteillages et des retards dans le chargement des marchandises. En comprenant les différentes causes du problème, l'entreprise peut élaborer des plans d'action spécifiques pour réduire les retards et améliorer l'efficacité de ses opérations de transport.
5.3. Défis interdisciplinaires
Lorsque les problèmes nécessitent une approche multidisciplinaire pour être résolus, la méthode des 5 pourquoi peut servir de point de départ pour engager des discussions et des collaborations entre différentes équipes ou départements. En posant des questions simples et en encourageant la participation de diverses parties prenantes, les équipes peuvent exploiter les connaissances et l'expertise de chacun pour résoudre des problèmes complexes de manière holistique.
Exemple
Une entreprise de développement de logiciels rencontre des problèmes de performance avec son application mobile. En utilisant les 5 pourquoi, les équipes de développement, de conception et de test peuvent collaborer pour comprendre les causes profondes des problèmes de performance et mettre en œuvre des améliorations techniques et de conception pour optimiser l'application.
En résumé, la méthode des 5 pourquoi est particulièrement utile dans les situations où il est nécessaire de comprendre les causes profondes des problèmes pour mettre en œuvre des solutions efficaces et durables. Elle peut être appliquée à une variété de problèmes, des problèmes récurrents aux défis interdisciplinaires, en fournissant un cadre structuré pour l'analyse et la résolution des problèmes.
6. Processus de mise en œuvre
6.1 Identifier le problème
Pour mettre en œuvre la méthode des 5 pourquoi, il est essentiel de commencer par définir clairement le problème à résoudre. Cette étape est cruciale pour garantir que le processus d'analyse des causes racines soit dirigé vers le bon objectif. Voici les étapes détaillées pour identifier le problème :
- Définir le problème de manière concise et précise.
- S'assurer que le problème est mesurable et observable.
- Impliquer les parties prenantes concernées pour obtenir une compréhension holistique du problème.
- Déterminer l'impact du problème sur les objectifs et les résultats attendus.
Exemple
Une entreprise de production constate une augmentation des rebuts dans sa ligne de production. Le problème est identifié comme suit : "Augmentation du nombre de pièces défectueuses rejetées lors de la production, entraînant des pertes de temps et de ressources."
6.2 Les éléments clés à garder à l'esprit
Lors de l'application de la méthode des 5 pourquoi, il est important de garder à l'esprit certains éléments clés pour assurer une analyse approfondie et efficace des causes racines du problème. Voici les questions à considérer :
1) Pourquoi le problème s’est-il produit?
2) Pourquoi cela s’est-il produit
3) Pourquoi était-ce le cas?
4) Pourquoi cela est-il arrivé?
5) Pourquoi cela s’est-il passé?
Ces questions aident à guider le processus d'analyse en creusant progressivement pour comprendre les causes profondes du problème.
Exemple
Pour résoudre le problème des rebuts dans la ligne de production, les équipes peuvent utiliser les 5 pourquoi en posant des questions successives telles que : "Pourquoi les pièces sont-elles défectueuses?" "Pourquoi les machines ne fonctionnent-elles pas correctement?" et ainsi de suite.
6.3 Arbre des causes
L'arbre des causes est un outil visuel qui peut être utilisé en conjonction avec les 5 pourquoi pour aider à organiser et à hiérarchiser les différentes causes d'un problème. Cet outil permet de représenter graphiquement les relations entre les causes et les effets, ce qui facilite la compréhension et la communication des résultats de l'analyse.
Pour créer un arbre des causes, il suffit de commencer par identifier le problème principal, puis de décomposer ce problème en sous-causes et en sous-sous-causes, jusqu'à ce que toutes les causes possibles soient identifiées.
Exemple
Dans le cas des rebuts dans la ligne de production, l'arbre des causes pourrait inclure des facteurs tels que des erreurs de réglage des machines, un manque de maintenance préventive, un manque de formation du personnel, etc.
6.4 Méthodologies diverses et astuces pour réussir
Pour maximiser l'efficacité de la méthode des 5 pourquoi, il est utile de suivre quelques meilleures pratiques et conseils. Cela peut inclure :
- Impliquer une équipe multidisciplinaire pour obtenir différentes perspectives sur le problème.
- Éviter les jugements hâtifs et encourager un environnement ouvert où chacun peut contribuer librement.
- Utiliser des outils visuels tels que des tableaux ou des diagrammes pour organiser les informations et suivre le processus d'analyse.
6.5 Exemple concret
Pour illustrer la méthode des 5 pourquoi en action, voici un exemple concret d'application de la méthode pour résoudre un problème spécifique, avec une description détaillée du processus et des résultats obtenus.
Problème : Augmentation des temps d'attente des clients dans un restaurant.
1. Identifier le problème
L'équipe de gestion d'un restaurant remarque une augmentation des plaintes des clients concernant les temps d'attente excessifs pour être servis et pour recevoir leur commande.
2. Les éléments clés à garder à l'esprit :
1) Pourquoi le problème s’est-il produit?
Les temps d'attente peuvent être dus à un afflux soudain de clients pendant les heures de pointe.
2) Pourquoi cela s’est-il produit?
Les heures de pointe peuvent être mal gérées en raison d'un manque de personnel ou d'une mauvaise planification des horaires.
3) Pourquoi était-ce le cas?
Il peut y avoir un manque de communication entre le personnel de service et la cuisine, entraînant des retards dans le traitement des commandes.
4) Pourquoi cela est-il arrivé?
Le personnel peut manquer de formation sur la gestion efficace des périodes de forte affluence.
5) Pourquoi cela s’est-il passé?
Peut-être que le restaurant n'a pas investi dans des technologies ou des processus pour améliorer l'efficacité du service pendant les heures de pointe.
3. Arbre des causes
L'arbre des causes révélerait plusieurs facteurs contribuant aux temps d'attente excessifs, notamment le manque de personnel, les problèmes de communication, le manque de formation et les lacunes dans les processus opérationnels.
4. Méthodologies diverses et astuces pour réussir
L'équipe de gestion pourrait décider de former le personnel à la gestion du temps pendant les heures de pointe, d'investir dans des systèmes de prise de commandes automatisés pour accélérer le processus, et d'améliorer la communication entre le personnel de service et la cuisine.
5. Exemple concret
Après avoir identifié les causes profondes des temps d'attente excessifs, le restaurant met en œuvre une série de mesures correctives. Ils réorganisent les horaires pour mieux correspondre à l'affluence, mettent en place un système de communication amélioré entre le personnel de service et la cuisine, et fournissent une formation supplémentaire au personnel sur la gestion efficace des périodes de pointe. En conséquence, les temps d'attente sont réduits de manière significative, améliorant ainsi l'expérience globale des clients et la réputation du restaurant.
7. Points forts et points faibles
La méthode des 5 pourquoi présente plusieurs points forts qui en font un outil précieux pour la résolution de problèmes, mais elle comporte également des limites à prendre en compte. Voici une analyse détaillée des avantages et des inconvénients de cette méthode, ainsi que des situations où d'autres approches peuvent être plus appropriées.
Points forts :
- Identification des causes profondes : L'un des principaux avantages de la méthode des 5 pourquoi est sa capacité à identifier les causes profondes des problèmes. En posant des questions répétées, les équipes peuvent creuser au-delà des symptômes apparents pour découvrir les véritables causes du problème.
Exemple
Dans le cas des rebuts dans une ligne de production, les 5 pourquoi peuvent révéler que les défauts sont causés par un manque de maintenance préventive des machines, plutôt que par des erreurs humaines ou des problèmes de qualité des matériaux.
Simplicité
La méthode des 5 pourquoi est simple à comprendre et à mettre en œuvre, ne nécessitant pas de compétences techniques avancées. Cela la rend accessible à tous les niveaux de l'organisation, favorisant ainsi la participation de différentes parties prenantes.
Amélioration continue
En identifiant les causes profondes des problèmes, la méthode des 5 pourquoi permet aux entreprises d'adopter des solutions durables et de mettre en place des mesures préventives pour éviter que les problèmes ne se reproduisent à l'avenir. Cela favorise une culture d'amélioration continue au sein de l'organisation.
Points faibles :
Risque de superficialité
Si les questions posées lors du processus des 5 pourquoi ne sont pas suffisamment approfondies, il existe un risque que les causes profondes ne soient pas correctement identifiées. Cela peut conduire à des solutions inefficaces qui ne traitent que les symptômes superficiels du problème.
Subjectivité
La méthode des 5 pourquoi repose souvent sur des hypothèses et des interprétations subjectives des participants. En fonction des expériences et des perspectives individuelles, les réponses aux questions peuvent varier, ce qui peut affecter la précision et la pertinence de l'analyse.
Limites dans les situations complexes
Dans les situations où les problèmes sont complexes et multifactoriels, la méthode des 5 pourquoi peut ne pas être suffisante pour identifier toutes les causes du problème. Dans de tels cas, d'autres approches analytiques plus sophistiquées peuvent être nécessaires.
Situations où d'autres approches peuvent être plus appropriées :
- Problèmes techniques complexes nécessitant une expertise spécialisée.
- Situations où des données quantitatives et statistiques sont nécessaires pour comprendre les causes du problème.
- Problèmes nécessitant une analyse de risque approfondie ou une modélisation prédictive pour évaluer les impacts potentiels des solutions proposées.
En résumé, bien que la méthode des 5 pourquoi soit un outil puissant pour l'identification des causes profondes des problèmes, elle présente également des limites à considérer. Il est important de choisir l'approche la plus appropriée en fonction de la nature et de la complexité du problème à résoudre.
Product Leadership
A PATH: Practicing the most critical sprints to deliver an end-to-end product from the perspective of a Product Leader.
Après avoir exploré en détail la méthode des 5 pourquoi et ses divers aspects, il est opportun de récapituler les principaux points abordés dans cet article.
La méthode des 5 pourquoi, inspirée par le fondateur de Toyota, Sakichi Toyoda dans les années 1930, est un outil puissant pour l'analyse des causes profondes des problèmes. Elle consiste à poser des questions répétées sur la raison pour laquelle un problème s'est produit, permettant ainsi de creuser au-delà des symptômes apparents pour identifier les véritables causes racines.
Nous avons souligné l'importance de cette méthode dans la résolution de problèmes, en mettant en évidence sa capacité à favoriser une approche proactive en identifiant les causes sous-jacentes plutôt que de simplement traiter les symptômes. En permettant une compréhension approfondie des problèmes, les 5 pourquoi facilitent la mise en place de solutions durables et préventives, contribuant ainsi à l'amélioration continue des processus et des performances organisationnelles.
De plus, nous avons examiné les avantages et les limites de la méthode des 5 pourquoi, en reconnaissant sa simplicité et sa facilité de mise en œuvre, tout en notant le risque de superficialité et la subjectivité potentielle des réponses. Il est essentiel de reconnaître que dans certaines situations complexes, d'autres approches analytiques peuvent être plus appropriées.
En conclusion, nous encourageons vivement les lecteurs à mettre en pratique la méthode des 5 pourquoi dans leurs propres contextes professionnels et personnels. En adoptant cette approche rigoureuse d'analyse des problèmes, ils peuvent non seulement améliorer leur capacité à résoudre efficacement les défis rencontrés, mais également stimuler l'innovation en identifiant de nouvelles opportunités d'amélioration et de croissance.
En fin de compte, la méthode des 5 pourquoi offre un cadre précieux pour approfondir notre compréhension des problèmes et des opportunités, ouvrant ainsi la voie à des solutions plus efficaces et à un progrès durable.
La bibliographie et les sources
5 Whys: The Effective Root Cause Analysis
Auteur : Oliver Roderich
Au sein de notre milieu professionnel, il est essentiel de s'interroger afin de comprendre pleinement les tenants et aboutissants des processus en cours. Avez-vous déjà pris le temps d'analyser les raisons sous-jacentes à l'apparition d'un problème ? Explorez la méthode des "5 pourquoi" pour apprendre à identifier les causes premières.
5 WHYS: ONE OF THE SIMPLEST AND FASTEST PROBLEM-SOLVING WAYS TO GET TO THE ROOT OF THE PROBLEM
Auteur : Majed F. Rajeh
La méthode des cinq pourquoi est largement reconnue comme l'outil privilégié pour mettre en lumière les véritables causes des problèmes et révéler les mystères qui les entourent. En tant que complément indispensable à de nombreux outils et systèmes de qualité, elle s'avère accessible à toute personne, qu'elle soit étudiante, travailleuse, gestionnaire, infirmière, enseignante, chômeuse ou autre, désireuse de résoudre efficacement les difficultés à leur source.
Fort de plus de vingt ans d'expérience dans le domaine de la qualité, j'ai condensé ce sujet de manière claire, fluide et potentiellement novatrice. Ce livre vous guidera dans les éléments suivants :
- Comprendre la nature du problème
- Représenter le problème sous forme d'arbre
- Maîtriser la technique des cinq pourquoi
- Explorer différents types de cette méthode : simple, en arborescence, dans un contexte organisationnel
- Savoir choisir le bon type ou la bonne méthode en fonction du contexte
- Suivre un processus détaillé étape par étape
- Reconnaître le moment où il est pertinent de cesser de poser des questions
- Déterminer quand vous avez atteint la source fondamentale du problème
- Identifier les qualités requises pour ceux qui se consacrent à la résolution de problèmes
- Utiliser cet outil de manière efficace en tant que leader
- Intégrer cette méthode dans votre pratique professionnelle
- Découvrir les concepts de Rocket et la théorie de la mouche dans le contexte du traitement des problèmes
- Bénéficier d'exemples, d'exercices, de modèles, et bien plus encore.
5 Whys A Complete Guide - 2021 Edition (English Edition)
Auteur : Gerardus Blokdyk
Quels sont les avantages et les inconvénients du cadre actuel par rapport à d'autres méthodes de résolution de problèmes ? Les modèles plus sophistiqués basés sur la pensée systémique sont-ils plus coûteux ? Comment améliorer la prévention des problèmes similaires à l'avenir ? Quel type de feedback est le plus efficace pour les employés ?
Ce guide des 5 pourquoi propose une approche différente pour résoudre les problèmes. Conçu pour ceux qui comprennent l'importance de poser les bonnes questions, il offre des solutions plus efficaces en explorant les causes fondamentales.
Définir, concevoir, créer et mettre en œuvre un processus pour résoudre un problème est essentiel dans tous les contextes.
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