Les réunions et les conversations sont des carburants qui transforment positivement les organisations. Ce sont des moments essentiels qui permettent aux différentes personnes d’apporter leurs idées à la réalisation d’un projet.
Mais la plupart des réunions sont malheureusement inefficaces et n’apportent pas de réel changement au sein des organisations. Les méthodologies adoptées ne permettent pas souvent à tous les participants de s’engager dans les échanges.
Il existe cependant certaines méthodologies de réunion, comme le Forum Ouvert qui sont performantes et transforment véritablement les organisations. De nombreuses personnes ont déjà adopté la méthodologie de Forum ouvert pour relever des défis importants au sein de leur communauté.
Dans cet article, je vous emmène à la découverte de cette méthode qui ne cesse de prouver son efficacité dans la transformation organisationnelle.
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La France a organisé son premier Forum Ouvert en 1991 et depuis lors, il ne cesse d’attirer la curiosité des personnes qui souhaitent un changement dans leurs organisations. Ce chapitre est consacré à la définition de la méthode de Forum Ouvert ainsi qu'à son origine.
1.1. Définition du Forum Ouvert
Le Forum Ouvert est une méthode simple et efficace qui permet à des groupes auto-organisés de débattre des questions critiques au sein d’une organisation ou une communauté. C’est un processus par lequel les membres initient des réunions ou des évènements pour identifier les problèmes critiques.
Ils prennent ensuite la responsabilité collective de trouver des solutions. Au cours de ces événements, les participants créent et gèrent leur propre agenda de sessions autour d’un thème.
L’ordre du jour se fixe par des participants et la séance est menée par un animateur qualifié ayant des compétences dans l’organisation de Forum Ouvert. Tous les membres s’engagent dans la discussion et apportent leurs connaissances.
Le Forum Ouvert implique une discussion active et inspire à cet effet des solutions créatives. Il apparaît comme un moyen simple pour associer tous les membres d’une organisation ou communauté à la transformation de celle-ci. Il s’avère utile dans de nombreuses situations notamment pour :
. Définir des orientations stratégiques ;
. Envisager l'avenir ;
. Élaborer des politiques ;
. Résoudre des conflits ;
. Remonter le moral ;
. Consulter les parties prenantes ;
. Planifier la communauté ;
. Apprendre en profondeur les problèmes et les perspectives.
Au cours de ces 30 dernières années, le Forum Ouvert est utilisé dans plus de 100 pays pour créer des conditions favorables à un processus dynamique de discussion et de coopération. Les participants interviennent dans les discussions indépendamment de leurs origines et de leurs titres.
Ceci aboutit à une compréhension profonde des sujets abordés et l’expérience de chaque participant influence le résultat final.
Le Forum Ouvert est par ailleurs une pratique de leadership qui permet aux membres d’une organisation ou d’une communauté de travailler ensemble pour créer des résultats extraordinaires. Il réunit de 5 à plus de 2000 personnes pour des ateliers d’une journée, des conférences de trois jours ou pour des réunions hebdomadaires habituelles du personnel.
1.2. Les origines du Forum ouvert
Le forum ouvert est une méthode pour faciliter la transformation d'organisations par une large participation. La méthodologie du Forum Ouvert ou Open Space Technology vient des États-Unis. Le Forum ouvert a été présenté pour la première fois par Harrison Owen dans les années 1980.
Owen est un praticien spécialiste de la transformation des organisations. Il refuse la paternité de la méthode du Forum Ouvert et estime qu’il avait toujours existé. Owen s'est inspiré de son expérience au sein des tribus sud-africaines et de ce qui se vivait autour des machines à café en occident.
Lors d'une conférence que lui-même avait organisée, il a remarqué que les participants prenaient la pause-café pour la partie la plus intéressante. Les conversations importantes avaient eu lieu pendant ce temps et il a donc mis au point une méthode de réunions où la pause-café est devenue l’élément clé.
En effet, les gens aiment discuter avec les gens qu’ils apprécient et des sujets qu’ils trouvent intéressants. Le Forum Ouvert propose donc une structure puissante basée sur la pause-café pour obtenir des résultats impressionnants.
Harrison Owen lui-même explique son expérience et les origines de la méthode du forum Ouvert dans cette présentation de TEDx.
Le Forum Ouvert fonctionne encore mieux lorsque les tâches à accomplir sont complexes et que les personnes ainsi que les idées impliquées sont diverses. Il crée des conversations hyper fluides et peut créer de nouvelles formes de relations de travail.
Owen est convaincu que le Forum Ouvert facilite les changements dans une organisation par une large participation des membres de celle-ci. La capacité des organisations ne dépend pas entièrement de leur direction, elle est souvent répartie entre un grand nombre de parties prenantes et de personnes.
Le Forum Ouvert raccourcit le temps nécessaire pour trouver des solutions satisfaisantes et leur stratégie de mise en œuvre. C’est ce qui le rend populaire comme outil performant pour apporter des solutions aux problèmes complexes.
1.3. La loi et les principes du Forum Ouvert
Le forum ouvert fonctionne à partir de 4 principes et d’une loi. Ces derniers permettent de créer un évènement puissant où les participants sont motivés et très passionnés. Appelée "loi des deux pieds" ou “loi de mobilité”, elle stipule que :
"Si vous vous trouvez dans une situation où vous ne contribuez pas ou n'apprenez pas, allez quelque part où vous pouvez le faire".
En termes simples, si les participants se retrouvent dans une session où ils ne se sentent pas motivés, ils peuvent rejoindre une autre session ou carrément faire une pause pour réfléchir.
Les principes fondamentaux qui régissent les Forums Ouvert sont :
. Les personnes qui viennent sont les bonnes personnes : les participants sont des personnes qui s'engagent véritablement pour l’évènement.
. Chaque fois que les événements commencent, c’est le bon moment : ce principe du Forum Ouvert encourage la créativité tout au long des sessions. Les membres sont invités à exprimer librement leurs idées pendant les événements.
. Quand c'est fini, c'est fini : ce principe stipule que l’accomplissement du travail est plus important que le respect d'un calendrier rigide.
. Ce qui arrive, arrive: ce principe recommande aux participants de laisser tomber leurs attentes et de se focaliser sur ce qui se passe à l’instant.
1.4. Les types de résultats espérer
Le forum ouvert aboutit généralement à trois types de résultats.
. Au niveau des contenus : les participants s’assurent à la fin de chaque journée que toutes les questions importantes sont identifiées et traitées. À chaque question, les conclusions doivent être claires et sans ambiguïté pour tout le monde afin que le suivi soit facile.
. Une mise en réseau intensive a lieu : les participants ont le privilège d’échanger avec d’autres personnes avec qui ils n'auraient pas été normalement en contact.
. Les participants se sentent très responsables des résultats : ceci résulte du fait que les participants ont contribué aux résultats. Il crée également de la motivation et de l’énergie pour la continuité des activités.
Àla fin des conversations, un participant saisit les résultats dans un ordinateur. Il est essentiel d’avoir d’excellents rapports écrits de toutes les conversations en plus des points d'action.
Chapitre 2 : Planification d’un événement basé sur la méthode de Forum Ouvert
L'organisation des événements Forum Ouvert est moins tracassante que les réunions traditionnelles. Ce chapitre aborde toutes les exigences et les paramètres à considérer dans la planification d'un événement Forum Ouvert.
2.1. Les exigences minimales pour planifier un événement Forum Ouvert
La méthode de Forum Ouvert ne nécessite pas de grands éléments et le temps consacré à la planification est considérablement réduit.
2.1.1. Le Thème de l’événement et le groupe
La définition d’un thème clair est primordiale. Il s’agit du mécanisme central qui permet d’orienter les échanges et d’inspirer la participation. Le thème n’est pas une longue récitation des buts. Il doit être suffisamment précis et ouvert pour indiquer non seulement la direction, mais aussi susciter l’imagination du groupe.
En ce qui concerne le groupe, il doit être intéressé et engagé. L’engagement est une condition indispensable pour que le Forum Ouvert fonctionne et aboutisse à un résultat satisfaisant. Il n’existe malheureusement pas un moyen pour forcer les gens à être intéressés ou engagés.
Pour s’assurer que les participants soient engagés et intéressés, il est recommandé de rendre la participation à la réunion Forum Ouvert complètement volontaire. Il est aussi important d’informer les participants à l’avance pour qu’ils sachent dans quoi ils s’engagent.
La taille du groupe est aussi importante pour avoir de véritable échange. Plus les participants sont nombreux, plus les idées ont tendance à être diversifiées.
2.1.2 . L’espace requis et le temps
L’espace requis est également un élément important à prendre en compte dans la planification d’un évènement Forum Ouvert. Le confort des lieux prime sur l’élégance, toutefois, l’espace nécessaire doit être suffisamment grand pour accueillir tous les participants.
Les bureaux et tables ne sont utiles qu’aux personnes qui ont la responsabilité de saisir les conclusions. Les chaises par contre sont essentielles et se disposent en cercle.
Une surface comme un mur dépourvu de porte et de fenêtre est nécessaire pour coller des papiers. Vous pouvez également prévoir d’espace pour la pause-café.
Le temps quant à lui, dépend des résultats escomptés, mais la durée minimale requise est de 5 heures. Lorsque la conversation est fluide, un groupe peut facilement explorer toutes les questions identifiées.
Cependant, le temps nécessaire peut s’étendre sur plusieurs jours si le groupe souhaite parvenir à des recommandations fermes, comme une planification stratégique ou la conception d’un produit. Il faut également souligner qu’il faut prévenir les visites à l’improviste pouvant interrompre les sessions.
Le Forum Ouvert ne fonctionne pas correctement avec des interruptions répétitives. Dès que le processus commence, il ne pourra non plus être interrompu par d’autres événements. C’est en cela que la planification des réunions Forum Ouvert est cruciale.
2.2. Les structures de base
Les évènements Forum Ouvert disposent toujours d’une structure ou d’un cadre général, même s’il ne dispose pas explicitement d’un ordre du jour prédéfini. Ce cadre ne se définit pas dans l’intention d’indiquer aux participants ce qu’ils doivent faire ni quand ils doivent le faire. Il sert de direction à l’évènement comme mentionné précédemment.
L’utilisation de la méthode de Forum requiert aussi quelques exigences minimales qui garantissent son succès.
2.2.1. Ouverture de la session et la fixation de l’ordre du jour
Le Forum Ouvert fonctionne mieux lorsqu’il débute avec une ouverture informelle surtout quand il s’agit des membres d’une équipe ou d’un groupe. Une petite conversation suffit pour planter le décor.
Lorsque les participants réunis n'avaient aucun lien d’association au préalable, le simple fait que tout le monde se présente en donnant son nom peut lancer les échanges. Quant aux fixations de l’ordre du jour, il est le moment pour le groupe de définir ce qu’il veut faire.
2.2.3. Annonce et nouvelles du soir
C’est une petite période au début de chaque journée qui permet au groupe de faire le point sur ce qu’il fait, de l'avancement de ses échanges et de la manière dont il fait les choses.
Les nouvelles du soir par contre interviennent le soir et représentent un moment que le groupe se donne pour réfléchir et parfois se divertir. Il ne fait pas partie de la séance du compte rendu formelle. Les participants peuvent raconter par exemple des histoires et échanger à propos.
2.2.4. La célébration de l’évènement
Lorsqu’un évènement Forum Ouvert s’étend sur plusieurs jours, il est astucieux de célébrer l’évènement le dernier soir. Autrement dit, nous vous suggérons de faire une fête à l’image de l'événement.
C’est-à-dire que la fête ne doit pas être planifiée. Vous pouvez jouer par exemple de la musique pour voir si les gens sont enclins à danser. Il existe aussi d’autres activités intéressantes comme des sketchs, des comptes rendus humoristiques ou des chants tout simplement.
2.2.5. La clôture de l’évènement
La clôture d’un événement Forum Ouvert doit être le plus simple que possible. Il ne requiert pas un discours formel ni une présentation. Il s’agit du moment pour annoncer les engagements, les prochaines étapes et les observations sur le déroulement de l’évènement.
C’est également le moment pour les participants qui le souhaitent, de partager ce qu’il trouve important sur l’évènement et ce qu’il propose de faire pour les fois prochaines.
2.2.6. Les rapports formels
Cet élément repose sur les résultats des évènements de Forum ouvert que nous avons abordé dans le chapitre un. De manière générale, il suffit de mettre à la disposition des organisateurs de chaque groupe, un ordinateur pour saisir les résultats et les délibérations de leurs groupes.
2.2.7. Le repas
Le Forum Ouvert ne prévoit pas de pause une fois que les petits groupes démarrent leurs activités. Il faut donc prévoir des rafraîchissements dans les salles de conférence.
Cependant, il n’est pas essentiel que tous les participants se lèvent pour se rafraîchir, cela peut interrompre les échanges et entraver le bon fonctionnement de l’événement. Vous pouvez également prévoir des dîners d’ouverture et de fin.
L’annonce du matin, les nouvelles du soir et la célébration sont seulement essentielles pour les évènements plus longs qui vont probablement durer plusieurs jours.
2.3. La création et le soutien d’une invitation
La rédaction des invitations est une tâche délicate qui doit être effectuée de manière à communiquer l’objectif de l'événement. Une bonne invitation crée une sorte d’effervescence qui motive les participants non seulement à venir, mais à s’engager activement pour travailler comme évoquée précédemment.
Dès que l’invitation est rédigée, il faut la soutenir en l’envoyant aux concernés par courriel électronique ou physique, en le publiant sur les médias sociaux et sur les sites web. Plus l’invitation est distribuée de différente manière, plus elle assure la diversité du groupe.
2.4. Choisir un facilitateur ou un animateur
Les évènements Forum Ouvert sont assez simples à créer, mais il est essentiel de travailler avec un facilitateur qui a une maîtrise de la méthode. Il doit pouvoir fournir un soutien total avant et après l’évènement pour en assurer le succès.
Pour cela, le facilitateur fait une consultation au préalable dans le but de :
. S'entretenircorrectement avec les principaux dirigeants de l'organisation ou de la communauté ;
. Clarifier le thème et les conditions de la réunion ;
. Aider à la conception et à l’envoi des invitations ;
. Aider dans la planification, la logistique et l'aménagement de la salle.
Au cours de l’évènement, le facilitateur a la principale tâche de maintenir la discussion ouverte en étant totalement présent et invisible. Il a un rôle déterminant dans la planification et la réussite de l'événement Forum Ouvert. C’est la raison pour laquelle il est conseillé de travailler avec un facilitateur qui a suivi la formation de Forum Ouvert chez un formateur crédible.
Nous avons conçu une formation expérientielle “Facilitateur de Forum Ouvert” pour ceux qui désirent pratiquer le Forum Ouvert et aux organisations qui souhaitent intégrer de telles compétences professionnelles. Avec cette formation, vous devenez un facilitateur de forum ouvert certifié capable de concevoir et d’animer des ateliers.
2.5. Quand utiliser la technologie de forum ouvert ?
Le forum convient aux organisations et aux communautés lorsqu’un apprentissage réel et une innovation sont nécessaires. Il s’agit des moments où les organisations sont dans une situation confuse et ne savent pas très bien où elles en sont.
Dans ces cas, elles ont besoin d’une transformation profonde qui implique une meilleure réflexion et le soutien de tous ceux qui peuvent contribuer à l'améliorer. Le Forum Ouvert vous donne dans ces situations des moyens pour parvenir à traverser les situations troublantes.
Il est cependant contre-productif et apparaît inapproprié dans certaines situations. Lorsque l’état actuel et la position actuelle d’une organisation sont clairs, initier une réunion Forum Ouvert est une perte de temps.
Par ailleurs, le Forum Ouvert peut être combiné à d’autres méthodes tant qu’il est autonome, mais il n’aboutit généralement pas aux résultats attendus lorsqu’il est modifié.
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La méthode du Forum Ouvert est un processus qui permet à un nombre illimité de participants de former leurs propres discussions autour d’un thème central. Il repose sur le principe que les participants aux événements contribueront efficacement à la recherche de solutions.
L’organisation d’un événement de Forum Ouvert efficace peut être le vecteur de changement dans les organisations et les communautés qui traversent des périodes tourbillonnantes.
Cependant, la réussite d’un tel évènement requiert un facilitateur qualifié qui a une meilleure connaissance de la méthodologie et de sa mise en œuvre.
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